BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasional
1. Pengertian Biaya Operasional
Dalam menjalankan aktifitasnya, suatu perusahaan akan mengeluarkan
berbagai jenis biaya diantaranya adalah biaya bahan, upah langsung dan biaya
overhead dimana ketiga biaya ini disebut biaya produksi. Biaya lainnya untuk
kelancaran penjualan atau pemasaran dan administrasi biaya operasional.
Biaya dapat diartikan sebagai biaya perolehan, harga pokok atau juga
dapat diartikan sebagai semua pengorbanan mulai dari bahan baku kemudian
barang dalam proses sampai barang tersebut bisa dijual. Pengertian biaya ini akan
kabur bila dibandingkan dengan ongkos (expense), dimana kedua pengertian ini
sering digunakan secara rancu.
Biaya operasional menurut Nafarin (2000:76) “Biaya operasional
adalah biaya usaha pokok perusahaan selain harga pokok penjualan. Biaya usaha
terdiri dari biaya penjualan, biaya administrasi dan umum”.
Menurut Erlina (2002:1) pengertian biaya adalah sebagai berikut: Biaya
adalah keseluruhan pengorbanan ekonomis yang dikeluarkan untuk memperoleh
atau menghasilkan barang dan jasa sedangkan pengertian ongkos (expense)
merupakan keseluruhan pengorbanan yang diperlukan atau dikeluarkan untuk
Universitas Sumatera Utara
merealisasi hasil, diluar menghasilkan barang dan jasa atau proses produksi.
Beban ini dikaitkan dengan revenue pada periode yang berjalan.
Jadi sebagai kesimpulan penulis mengambil pengertian yang
menyebutkan bahwa menurut Warren, Reeve dan Fess (2005:45) “Ongkos
(expense) adalah jumlah aktiva yang terpakai atau jasa yang digunakan dalam
proses menghasilkan pendapatan sedangkan biaya adalah pengeluaran kas
(komitmen membayar kas dimana depan) dengan tujuan menghasilkan
pendapatan”. Jumlah yang terpakai itu maksudnya adalah biaya yang dikeluarkan
perusahaan untuk memperoleh penghasilan selain dari biaya untuk memperoleh
barang dan jasa (produksi), misalnya: biaya penjualan, biaya gaji dan penyusutan.
Penggolongan biaya dapat dibedakan atas berdasarkan item, tingkah
laku, hubungannya dengan produksi, periode akuntansi, biaya untuk perencanaan
dan pengawasan, dan pengambilan keputusan.
1. Berdasarkan item, biaya ini dibedakan atas dua, yaitu:
a. Manufacturing Cost (Biaya Pabrikasi)
b. Commercial Expenses (Biaya Operasional)
2. Berdasarkan tingkah lakunya, biaya ini dibedakan atas dua yaitu:
a. Variabel Cost (Biaya Variabel)
b. Fixed Cost (Biaya Tetap)
3. Berdasarkan hubungannya dengan produksi, biaya ini dibedakan atas:
a. Direct Material Cost
b. Direct Labour Cost
Universitas Sumatera Utara
c. Overhead
4. Berdasarkan periode akuntansi, biaya ini dibedakan atas dua, yaitu
a. Capital Expenditure
b. Revenue Expenditure
5. Berdasarkan biaya untuk perencanaan dan pengawasan, yang dibedakan atas:
a. Standart Cost
b. Historical Cost
6. Berdasarkan pengambilan keputusan, terbagi atas:
a. Marginal Cost
b. Opportunity Cost
c. Relevant Cost
Dalam hal ini yang dibatasi hanyalah klasifikasi biaya berdasarkan
itemnya supaya ruang lingkupnya dapat dibatasi. Berdasarkan itemnya biaya
terbagi atas Manufacturing cost dan Commercial expense. Manufacturing cost
(Biaya Pabrikasi) adalah keseluruhan biaya yang bertujuan untuk merubah bahan
baku menjadi barang jadi. Biaya disini terbagi atas 3 jenis yaitu:
a. Direct Material Cost
b. Direct Labour Cost
c. Overhead
Universitas Sumatera Utara
Adapun yang dimaksud dengan Commercial expense (biaya
operasional) adalah keseluruhan biaya sehubungan dengan operasional diluar
kegiatan proses produksi termasuk didalamnya adalah:
a. Biaya penjualan
b. Biaya administrasi dan umum
2. Klasifikasi Biaya Operasional
Telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya operasional digolongkan
dalam dua golongan besar, yaitu biaya penjualan dan biaya umum. Adapun jenisjenis
dari masing-masing biaya tersebut adalah sebagai berikut:
1. Biaya Penjualan
Termasuk dalam kelompok biaya penjualan adalah:
a. Gaji karyawan penjualan
b. Biaya pemeliharaan bagian penjualan
c. Biaya perbaikan biaya penjualan
d. Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan
e. Biaya penyusutan gedung bagian penjualan
f. Biaya listrik bagian penjualan
g. Biaya telepon bagian penjualan
h. Biaya asuransi bagian penjualan
i. Biaya perlengkapan bagian penjualan
j. Biaya iklan
Universitas Sumatera Utara
k. Biaya lain-lain
2. Biaya administrasi dan umum
Termasuk dalam kelompok biaya administrasi dan umum adalah:
a. Gaji karyawan kantor
b. Biaya pemeliharaan kantor
c. Biaya perbaikan kantor
d. Biaya penyusutan peralatan kantor
e. Biaya penyusutan gedung kantor
f. Biaya listrik kantor
g. Biaya telepon kantor
h. Biaya asuransi kantor
i. Biaya perlengkapan kantor
j. Biaya lain-lain
Supriono mengelompokkan biaya operasional ke dalam biaya
pemasaran dan biaya administrasi: (1) Biaya pemasaran adalah meliputi semua
biaya dalam rangka menyelenggarakan kegiatan pemasaran (2) Biaya
administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan
dengan fungsi administrasi dan umum.
Biaya pemasaran ini meliputi semua biaya yang terjadi untuk mencari
atau menimbulkan pesanan dari pembeli kepada perusahaan, terdiri atas:
Biaya promosi iklan
Universitas Sumatera Utara
Biaya penjualan meliputi: gaji penjual, komisi, bonus, biaya perjalanan
dinas, gaji kantor penjualan, perlengkapan kantor penjualan, biaya telepon
penjualan, dan lain-lain.
Biaya untuk memenuhi atau melayani pesanan yaitu semua biaya yang
terjadi dalam rangka memenuhi pesanan atau melayani pesanan yang
diterima dari pembeli.
Gaji dan upah, meliputi: gaji, insentif dan bonus, premi, lembur pajak
pendapatan, upah borongan dan lain-lain
Kesejahteraan karyawan meliputi: perobatan karyawan, rekreasi olahraga,
dan lain-lain
Biaya reperasi dan pemeliharaan meliputi dan pemeliharaan untuk
kendaraan bermotor, taman dan halaman kantor, bangunan kantor, dan
lain-lain.
Biaya penyusutan aktiva tetap meliputi biaya penyusutan untuk kendaraan
kantor, bangunan kantor dan lain-lain.
Biaya administrasi dan umum lainnya seperti: biaya cetak, alat tulis,
perlengkapan kantor, biaya listrik dan air, biaya telepon dan fax kantor dan
lain-lain.
B. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional
1. Pengertian Perencanaan
Setiap perusahaan yang ingin bertahan, tumbuh ataupun menginginkan
bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya perencanaan.
Universitas Sumatera Utara
Perencanaan merupkan suatu proses yang akan membuat perusahaan peka dalam
pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan
kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok adalah
perencanaan, pengorganisasian dan fungsi pengawasan.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang
mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta
sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang
dihadapi, menentukan program dan memberikan gambaran kepada pihak
manajemen mengenai teknik-teknik yang digunakan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Untuk mencapainya manajemen harus mengetahui data yang relevan
terutama yang menyangkut penghasilan dan biaya dimasa yang akan datang.
Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan
sebagai landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Menurut Carter dan Usry (2004:87) ”Perencanaan adalah proses untuk
menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan
mengatur srategi yang akan dilaksanakan dengan menggunakan sumber
daya yang ada, perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek dan
jangka panjang dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan
kegiatan perusahaan”.
Sedangkan pengertian perencanaan menurut Nafarin (2000:3) adalah:
”Perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi
mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam
mencapai tujuan yang diinginkan”.
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan
merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dimasa
yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternatif yang
mungkin terjadi. Perencanaan dianggap sebagai suatu kumpulan keputusankeputusan
dan mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan dimasa yang
akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus mempunyai kemampuan untuk
melakukan pilihan-pilihan terbaik yang dilaksanakan untuk menghindari
kegagalan.
Ada dua jenis perencanaan yaitu:
a. Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan jangka pendek dibagi dalam dua kategori yaitu berdasarkan
frekuensi dan jenis keputusan. Beberapa keputusan mempunyai kaitan dengan
kegiatan-kegiatan sekarang dan dapat dibuat harian atau mingguan.
Keputusan-keputusan seperti ini ditandai oleh keteraturan dari frekuensinya
dan disebut keputusan-keputusan operasi jangka pendek.
Kategori kedua berkaitan dengan keputusan-keputusan non rutin jangka
pendek, keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak analisis jika
dibandingkan keputusan-keputusan operasi jangka pendek.
b. Perencanaan Jangka Panjang
Universitas Sumatera Utara
Perencanaan jangka panjang melibatkan pengambilan keputusan yang
pengaruhnya menjangkau beberapa tahun kedepan. Biasanya tiga sampai lima
tahun bahkan bisa pula lebih lama. Keseluruhan perencanaan jangka panjang
kadangkala disebut perencanaan strategi.
2. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya
agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya.
Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan
rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga
dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari
kejadiannya di kemudian hari.
Menurut Harahap (2001:10) ”Pengawasan adalah segala usaha dan
kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah pelaksanaan tugas
sesuai dengan yang sebenarnya”.
Pengawasan menurut Carter dan Usry (2004:12) ”usaha sistematis
perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja
dengan rencana membuat tindakan yang tepat untuk mengkoreksi perbedaanperbedaan
yang penting”.
Dari pengertian tersebut disimpulkan bahwa pengawasan dapat
dianggap sebagai aktivitas untuk menentukan, mengkoreksi penyimpangan-
Universitas Sumatera Utara
penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang
direncanakan. Apabila dalam pelaksanaan ditemukan penyimpangan maka
diadakan tindakan perbaikan agar rencana sejalan dengan pelaksanaan.
Pengawasan perlu dilakukan agar tercapainya kegiatan yang efektif dan
efisien. Untuk mendukung pengawasan yang baik maka perlu mengetahui suatu
pengukur dari kegiatan yang efektif dan efisien tersebut.
Menurut Hansen dan Mowen (2002:483) ”Ukuran efisien merupakan
ukuran keuangan yang mencakup laporan biaya aktifitas, anggaran, fleksibel,
laporan realisasi. Ukuran keuangan ini dirancang untuk menilai seberapa baik
penggunaan sumber daya. Sedangkan ukuran efektif yang merupakan ukuran non
keuangan mencakup kinerja aktivitas yang dilakukan, pekerja yang terlibat dan
ukuran ini harus mendukung tujuan umum yaitu perbaikan berkelanjutan”.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengawasan terdiri dari
suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah yang bersifat umum, yaitu:
a. Menetapkan alat pengukur (standart)
b. Mengadakan penilaian (evaluasi)
c. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)
3. Tujuan serta manfaat perencanaan dan pengawasan
Tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan program-program
dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan
kemungkinan pencapaian tujuan diwaktu yang akan datang. Manfaat dari
perencanaan menurut Hasibuan (2001: 10) antara lain adalah:
a. Perencanaan menimbulkan aktivitas yang teratur
b. Perencanaan membantu kita memvisualisasikan kemungkinan pada masa
yang akan datang
Universitas Sumatera Utara
c. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan
d. Perencanaan meransang prestasi kerja
e. Perencanaan membantu seorang manajer mencapai status
Sedangkan tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa
yang direncanakan sesuai dengan interuksi-interuksi yang ditetapkan. Tahap
berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan
yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan. Berdasarkan penemuan-penemuan
tersebut dapat diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu
itu maupun pada waktu yang akan datang.
Adapun manfaat dari pengawasan menurut Hasibuan (2001:14) bagi
perusahaan adalah:
a. Mempersatukan pengertian-pengertian tentang kebijaksanaan dan
prosedur-prosedur.
b. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara
efektif
c. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi
d. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standard.
e. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan.
C. Perencanaan dan Penyusunan Biaya Operasional
1. Pengertian Anggaran
Anggaran merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan. Anggaran
adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang
telah disahkan. Anggaran memberikan proyeksi yang dapat dipercaya mengenai
Universitas Sumatera Utara
hasil-hasil dari rencana sebelum rencana dilaksanakan karena pada waktu
mempersiapkan anggaran kita dipaksa untuk memperhatikan dan menyelidiki
semua faktor-faktor yang mempengaruhi rencana dan memaksa membuat analisis
yang teliti berdasarkan kenyataan-kenyataan yang ada.
Menurut Munandar (2001:11) dalam penyusunan anggaran perlu
dipertimbangkan faktor-faktor berikut:
a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan
b. Data tahun-tahun sebelumnya
c. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi
d. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing.
e. Kemungkinan adalanya perubahan kebijakan pemerintah
f. Penelitian untuk pengembangan perusahaan.
Anggaran adalah salah satu bentuk dari berbagai rencana yang
mungkin disusun meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran.
Untuk mendapatkan pengertian dari anggaran maka berikut dikemukakan
beberapa pendapat dari para ahli diantaranya Sukanto (2000:144) ”Anggaran
merupakan rencana yang terorganisasi dan menyeluruh dinyatakan dalam unit
moneter untuk operasi dan sumber daya suatu perusahaan selama periode tertentu
dimasa yang akan datang”.
Sedangkan pengertian anggaran menurut Munandar (2001:1) sebagai
berikut: ”Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang
meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan)
moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) yang akan datang”.
Universitas Sumatera Utara
Pada dasarnya anggaran merupakan gambaran dimasa yang akan
datang, jadi anggaran tersebut setiap saat harus dihadapkan dengan kenyataan
yang ada pada waktu pelaksanaan. Oleh karena itu, anggaran harus bersifat
fleksibel agar dapat dimungkinkan untuk melakukan penyesuaian akibat
timbulnya situasi dan kondisi yang berbeda yang telah dibayangkan sebelumnya.
2. Jenis-jenis Anggaran
Anggaran terdiri dari berbagai jenis sesuai dengan pengelompokkannya.
Menurut Nafarin (2000:17) mengatakan anggaran dapat dikelompokkan dari
beberapa sudut pandang sebagai berikut:
1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari:
a. Anggaran variabel yaitu disusun berdasarkan interval (kisar) kapasitas
(aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan sutau seri anggaran yang
dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas yang berbeda.
b. Anggaran tetap yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat
kapasitas tertentu.
2. Menurut cara penyusunan anggaran terdiri dari:
a. Anggaran periodik adalah anggaran yang disusun untuk satu periode
tertentu dan umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode
anggaran.
b. Anggaran konitu adalah anggaran yang dibuat untuk memperbaiki
anggaran yang telah dibuat misalnya tiap bulan diadakan perbaikan,
sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan.
3. Menurut jangka waktu. Anggaran terdiri dari,
Universitas Sumatera Utara
a. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis) adalah anggaran yang dibuat
dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk
keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek
b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis) adalah anggaran yang
dibuat untuk jangka waktu lebih dari setahun. Anggaran untuk keperluan
investasi barang modal merupak an anggaran jangka panjang yang disebut
anggaran modal (capital budget) anggaran jangka panjang tidak harus
berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai
dasar penyusunan anggaran jangka pendek.
4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran
keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut anggaran induk (master
budget) anggaran induk merupakan konsolidasi rencana keseluruhan
perusahaan untuk jangka pendek. Biasanya disusun atas dasar tahunan.
Anggaran tahunan dapat dipecah lagi menjadi anggaran triwulan, caturwulan,
semester kemudian dipecah menjadi anggaran bulanan.
a. Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan
laba rugi. Anggaran operasional antara lain:
- Anggaran penjualan
- Anggaran biaya pabrik yang terdiri dari anggaran biaya bahan baku,
anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik.
- Anggaran biaya usaha
- Anggaran laporan laba rugi
Universitas Sumatera Utara
b. Anggaran keuangan adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca.
Anggaran keuangan antara lain terdiri dari:
- Anggaran kas - Anggaran utang
- Anggaran piutang - Anggaran neraca
- Anggaran persediaan
5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari:
a. Anggaran komprehensif merupakan rangkaian dari berbagai macam
anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran ini merupakan
perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan secara
lengkap.
b. Anggaran parsial merupakan anggaran yang disusun tidak lengkap,
anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja.
6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari:
a. Appropriation budget adalah anggaran yang diperuntukkan bagi tujuan
tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain.
b. Performance budget adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi
aktivitas yang dilakukan dalam perusahaaan untuk menilai apakah
biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui
batas.
3. Kegunaan dan Kelemahan Anggaran
Anggaran yang lengkap meliputi perencanaan untuk seluruh aktifitas
perusahaan. Anggaran menginformasikan kepada manajemen tentang proyeksi
kinerja, sebelum hingga sesudah rencana diimplementasikan. Di saat
Universitas Sumatera Utara
mempersiapkan anggaran, manajemen dimintai mencermati faktor-faktor yang
mempengaruhi anggaran, manajemen dimintai mencermati faktor-faktor yang
mempengaruhi rencana perusahaan dan mengharuskan manajemen untuk
menganalisis secara baik berbagai realitas yang ada. Oleh karena itu anggaran
cenderung menempati posisi yang lebih kritis.
Menurut Munandar (2001:13). Anggaran mempunyai tiga kegunaan
pokok yaitu:
1. Sebagai pedoman kerja
Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta
sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan
perusahaan di waktu yang akan datang
2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja
Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua
bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang,
saling bekerjasama dengan baik untuk menuju sasaran yang telah
ditetapkan.
3. Sebagai alat pengawas kerja
Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk
menilai realisasi kegiatan perusahaan.
Sementara kelemahan-kelemahan yang membatasi anggaran menurut
Adisaputra dan Asri (2003:53) :
1. Karena anggaran disusun berdasarkan estimasi maka terlaksananya dengan
baik kegiatan-kegiatan bergantung kepada ketetapan estimasi tersebut.
2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil
apabila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.
3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu
manajer dalam melakukan melakukan tugasnya, bukan menggantikannya.
4. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama dengan yang
diramalkan sebelumnya, karena itu perlu memiliki sifat fleksibel.
Universitas Sumatera Utara
Anggaran mempunyai kegunaan yang pada dasarnya sama, yakni dalam
hal perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
1. Dalam bidang perencanaan
a. Mendasarkan kegiatan-kegiatan penyelidikan studi dan penelitian
b. Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam penentuan arah atau
kegiatan yang paling menguntungkan.
c. Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan.
d. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan
e. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia
f. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisika secara lebih efektif
2. Dalam bidang pengkoordinasian faktor manusia dengan perusahaan
a. Membantu mengkoordinasikan faktor manusia dengan perusahaan
b. Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan tren dalam dunia usaha
c. Menetapkan penggunaan modal pacda saluran-saluran yang
menguntungkan dalam arti seimbang dengan program-program
perusahaan.
d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi
3. Dalam bidang pengawasan
a. Untuk mengawasi kegiatan dan pengamanan-pengamanan
b. Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan, sebetulnya ini
adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan anggaran.
4. Prosedur Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen
anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang
bertugas mengadministrasikan aliran informasi sistem pengendalian melalui
anggaran.
Fungsi departemen menurut Supriyono (2000:50) adalah:
1. Menerbitkan prosedur dan formulir-formulir untuk penyusunan anggaran.
2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang
dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran.
3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar diantara unitunit
organisasi yang saling berhubungan.
4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran.
Universitas Sumatera Utara
5. Menganalisis usulan anggaran dan membantu rekomendasi, pertama pada
penyusunan anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak
6. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran
selama tahun yang bersangkutan.
7. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan
departemen anggaran di eselon bawah.
Jika dilihat dari pihak-pihak yang menyusun anggaran, maka penyusunan
anggaran menurut Harahap (2001:83) dapat dilakukan dengan cara:
1. Otoriter atau Top Down
Dalam penyusunan anggaran ini, manajemen senior menetapkan anggaran
bagi tingkat yang lebih rendah. Anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh
pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa ada
keterlibatan bawahan dalam penyusunannya. Metode ini baik jika karyawan tidak
mampu menyusun anggaran atau membutuhkan waktu yang terlalu lama untuk
menyusun anggarannya.
2. Demokrasi atau Bottom Up
Dalam metode ini, anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan,
manajer di tingkat yang lebih rendah berpartisipasi dalam menentukan besarnya
anggaran. Anggaran disusun mulai bawahan sampai ke atasan. Bawahan
diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya dimasa yang
akan datang. Metode ini tepat jika digunakan pada perusahaan yang karyawannya
memiliki keahlian dalam penyusunan anggaran dan tidak dikhawatirkan
membutuhkan proses yang lama dan berlarut.
3. Campuran atau Top Down dan Bottom Up
Metode ini adalah yang paling efektif dengan menggabungkan kedua
pendekatan tersebut. Pembuat anggaran mempersiapkan draft pertama anggaran
untuk bidang tanggung jawab mereka yang merupakan pendekatan dari bawah ke
atas. Tetapi mereka melakukan tersebut berdasarkan pedoman yang ditetapkan
tingkat yang lebih tinggi, yang merupakan pendekatan dari atas ke bawah.
Manajer senior meninjau dan memberikan kritik dan saran atas anggaran yang
diusulkan. Proses peninjauan ini sebaiknya dipandang adil, jika atasan mengubah
jumlah anggaran, dia harus mencoba dan meyakinkan pembuat anggaran bahwa
perubahan itu wajar.
Anggaran disusun pihak manajemen untuk jangka waktu satu tahun dan
membawa perusahaan ke kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya
Universitas Sumatera Utara
tertentu yang diharapkan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses rencana
kerja jangka pendek. Adapun proses penyusunan anggaran menurut Gudono
(2000:190) adalah sebagai berikut:
1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran
(termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian serta
membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite.
2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba)
dimulai dengan membuat ramalan penjualan dan anggaran penjualan.
Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk
dijadikan dasar penyusunan anggaran atau manajemen yang lebih tinggi
sering dilakukan pada tahap ini.
3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan.
4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang
diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa
revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran
dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen yang lain.
Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas
revisi itu.
5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian
dibagi-bagikan ke setiap departemen.
Dasar-dasar penetapan anggaran menurut Nafarin (2000: 136) adalah:
1. Harus ada komitmen dari manajemen puncak terhadap konsep
perencanaan dan pengendalian anggaran dan perlunya pengertian yang
baik dari manajemen puncak tentang akibat pelaksanaan perencanaan dan
pelaksanaan perencanaan pengendalian anggaran.
2. Karakteristik atau ciri khas perusahaan dan lingkungan dimana
perusahaan beroperasi, termasuk variabel yang dapat dikendalikan dan
yang tidak dapat dikendalikan, harus diidentifikasi dan di evaluasi
sehingga keputusan yang relevan yang berkaitan dengan karakteristik
program perencanaan dan pengendalian laba yang efektif dan praktis yang
dapat dibuat.
3. Harus ada evaluasi terhadap struktur organisasi dan pembagian
tanggung jawab manajerial dan penerapan perubahan adalah perlu untuk
menjamin terlaksananya perencanaan dan pengendalian yang efektif.
4. Harus ada evaluasi dan pengorganisasian sistem akuntansi untuk
menjamin bahwa sistem tersebut sesuai dengan pertanggung jawaban di
perusahaan (akuntansi Pertanggungjawaban /responsibility accounting).
Sehingga sistem ini dapat memberikan data yang berguna untuk
perencanaan dan pengendalian.
Universitas Sumatera Utara
5. Kebijakan tentang dimensi waktu atau periode yang dipergunakan
dalam perencanaan dan pengendalian anggaran harus dibuat.
6. Program pelatihan anggaran harus dikembangkan untuk memberikan
informasi kepada manajemen di semua tingkatan tergantung oleh tujuan
perusahaan.
D. Pengawasan Biaya Operasional
Pengawasan adalah fungsi manajemen yang ditujukan supaya
keputusan yang telah dibuat dalam bentuk rencana benar-benar dijalankan sesuai
dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Setiap perusahaan didirikan dengan
maksud untuk mencapai beberapa tujuan pokok. Tercapainya tujuan bukanlah
sesuatu yang terjadi secara kebetulan karena lazimnya sukses mencapai tujuan
hanya dapat dicapai jika semua tahap dari kegiatan yang akan dilakukan telah
dipikirkan dengan seksama dan teliti sampai detailnya oleh mereka yang
bertanggung jawab akan kegiatan tadi. Berdasarkan pemikiran ini maka
manajemen harus mengetahui jurusan yang hendak dituju, hal-hal yang dilakukan
untuk mencapai tujuan, cara-cara bagaimana ini akan dilakukan, dan pengawasan
yang terus menerus atas pelaksanaan rencana tersebut.
Menurut Harahap (2001 : 10), ”Pengawasan adalah segala usaha dan
kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui dan menilai apakah pelaksanaan tugas
sesuai dengan yang sebenarnya.”
Sebagaimana telah diketahui bahwa perencanaan itu adalah suatu proses
penentuan lebih dahulu aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan dimasa yang akan
datang dalam rangka pencapaian tujuan, sedangkan pengawasan itu sendiri adalah
Universitas Sumatera Utara
semua aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui hasil kerja seseorang apakah
sesuai dengan rencana. Jadi, jelaslah bahwa antara perencanaan dan pengawasan
sangat erat hubungannya karena pengawasan hanya dapat dilakukan apabila telah
ada suatu ukuran tertentu, dalam hal ini perencanaan merupakan tolok ukur.
Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu perusahaan
adalah melalui sistem pengawas intern atau yang lebih dikenal dengan nama
struktur pengendalian intern.
Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya
struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang dan
tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang merugikan
perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.
Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan dapat berjalan
dengan baik tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan
pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Pengeluaran atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan yang
diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut
memang benar-benar diperlukan.
2. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada
mereka yang diberikan wewenang.
Universitas Sumatera Utara
Tahap-tahap pengawasan dan pengukuran hasil kerja dapat dilakukan
melalui pencatatan kejadian atau transaksi yang dilakukan melalui prosedurnya
sampai akhirnya diperlukan melalui laporan keuangan.
Tujuan
Anggaran
Pengukuran Umpan balik
Analisis varians dalam menyusun
Perbandingan anggaran dan fakta tujuan
Tindakan koreksi
Gambar 1.1
Proses anggaran sebagai alat pengawasan
Sumber: (Harahap, 2001 : 9)
Di dalam Standart Profesional Akuntan Publik ( IAI, 2001 ; SA 319.03)
struktur pengendalian intern didefinisikan antara lain sebagai berikut:
“Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,
manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan
memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan
pelaporan keuangan (b) efektifitas dan efisiensi operasional dan (c) kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”.
Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adalah:
Universitas Sumatera Utara
1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi
2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Unsur struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsur pokok
yaitu:
1. Lingkungan pengendalian
2. Sistem akuntansi
3. Pengendalian
Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari beberapa
faktor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektifitas kebijakan dan
prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasional,
pelaksanaan pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik
dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan.
Efektifitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh
atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.
Sistem Akuntansi
Universitas Sumatera Utara
Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling
berrkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling
berinteraksi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem
akuntansi diciptakan untuk mengindentifikasi, merakit, menggolongkan,
menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut.
Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai suatu alat untuk menyusun informasi dan
data sehingga dapat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi
yang baik dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat
berguna di dalam penyusunan anggaran dimasa yang akan datang dengan melihat
data tahun sebelumnya.
Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan
terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan
oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu
satuan usaha akan tercapai.
Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur
organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung
jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang merugikan perusahaan
dalam dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.
Universitas Sumatera Utara
Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan dapat berjalan dengan
baik tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan
yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Pengeluaran atau biaya hanya di perkenankan atas dasar persetujuan yang
diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut
memang benar-benar diperlukan.
b. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada
mereka yang diberikan wewenang.
1. Tekhnik Pengawasan Biaya Operasional
Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasional dapat digunakan
teknik pengawasan sebagai berikut:
a. Pengawasan menggunakan anggaran.
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional maka
pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang
didistribusikan untuk setiap bagian dari departemen yang merupakan kegiatan
fungsional.
Pengawasan menbutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan
organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas
pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran
ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa
Universitas Sumatera Utara
sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan
dengan segera.
Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikendalikan harus
segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika
mungkin ditingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat
dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik dimasa yang
akan datang.
Analisis yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena
tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa
melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal
ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan
oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan kesesuaian
yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada.
Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang
penting bagi pimpinan untuk melaksanakan pengawasan atau pelaksanaan agar
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang
sedangkan keadaan dimasa yang akan datang diliputi oleh ketidakpastian, selalu
terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor eksternal
perusahaan. Agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat lebih berhasil guna
maka sebaiknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan realisasi dengan
Universitas Sumatera Utara
anggaran secara teratur dan terus-menerus yang dicatat didalam laporan
pelaksanaan atau laporan realisasi anggaran.
Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya
operasional yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dan rencana yang telah
disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan
realisasi anggaran dilakukan analisis untuk mengetahui sebab-sebabnya dan
menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu.
Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting di dalam
melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang tlah direncanakan agar
tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan.
b. Pengawasan menggunakan standar
Teknik lain untuk mengawasi biaya operasional adalah dengan
menggunakan standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih
meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari
kegiatan dengan biaya yang terjadi.
Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menetapkan apakah
semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk mengetahui
apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan apakah ada
penyimpangan maka dibutuhkan suatu tolok ukur. Yang menjadi tolok ukur biaya
operasional dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar dengan biaya
aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang
ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap departemen. Biaya standar
Universitas Sumatera Utara
tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai prestasi
pelaksanaan dengan baik.
Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya
berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar
biaya yang seharusnya terjadi dalam operasional yang normal dan berdaya guna
sehingga dapat dipakai sebagai patokan untuk mengukur daya guna. Biaya standar
ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai
untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya.
Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan
biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi
dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap departemen.
Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya
apa pada departemen mana dan tanggung jawab siapa selisih biaya tersebut.
Saldo debet dalam rekening berarti biaya aktual lebih besar dari biaya
standar. Hal ini disebut dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya bila rekening
selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya standar. Hal ini
disebut dengan selisih yang menguntungkan.
Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan
anggaran berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan
sebelumnya bahwa biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah
yang didahului dengan analisis dan penelitian sehingga dimungkinkan untuk
mengadakan perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya.
Universitas Sumatera Utara
Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan
maka biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi
tersusunnya suatu anggaran.
E. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasional
Walaupun anggaran biaya operasional telah disusun dengan baik namun
tanpa adanya suatu prosedur terhadap penggunaan biaya operasi yang baik maka
anggaran tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Anggaran yang digunakan sebagai pedoman dalam pengeluaran biaya
operasional dalam pelaksanaannya harus menempuh suatu prosedur tertentu yang
sesuai dengan perusahaan. Pengawasan operasional dan transaksi dapat dilakukan
melalui jalur-jalur yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk setiap kegiatan
perusahaan. Dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti
terjadinya transaksi yang telah diotorisasikan oleh yang berwenang untuk
selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan.
Setelah membuat rencana berdasarkan anggaran dan biaya standar maka
semua penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen
harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus
disusun sedemikian rupa sehingga dengan demikian manajemen dapat menangkap
persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang
harus diambil.
Universitas Sumatera Utara
Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang
menjadi sebab dari penyimpangan dan siapa yang bertanggung jawab atas
penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk
memperbaiki penyimpangan yang terjadi.
Laporan realisasi anggaran adalah suatu laporan yang memuat angkaangka
realisasi atau menurut catatan akuntansi. Tujuan laporan tersebut adalah
untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan bak yang bersifat positif
maupun yang bersifat negatif sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil
tindakan koreksi yang perlu.
1. Bentuk Anggaran Biaya Penjualan
Tidak ada bentuk standar yang harus digunakan oleh suatu perusahaan,
jika akan menyusun suatu anggaran. Ini berarti perusahaan mempunyai kebebasan
untuk menentukan bentuk suatu format yang sesuai dengan keadaan perusahaan
masing-masing. Demikian pula halnya dengan biaya penjualan. Sebagai ilustrasi
berikut merupakan contoh anggaran biaya penjualan.
Tabel 1.1
Anggaran Biaya Penjualan
Untuk Tahun yang Berakhir pada 31 Desember 1999
Uraian Kuartal Tahun
1 2 3 4
Rencana penjualan dalam 2000 6000 6000 2000 6000
Universitas Sumatera Utara
unit
Biaya pemasaran per unit X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05 X$ 0,05
Total Biaya Variabel $100 $300 $300 $100 $100
Biaya penjualan tetap:
Gaji $10 $10 $10 $10 $40
Iklan $10 $10 $10 $10 $40
Depresiasi $5 $5 $5 $5 $20
Travel $3 $3 $3 $3 $12
Total Biaya Tetap $28 $28 $28 $28 $112
Total Biaya Penjualan $128 $328 $328 $128 $912
Sumber : (Hansen dan Mowen, 2002 : 726)
Dalam bidang perencanaan, dengan disusunnya anggaran biaya
penjualan, maka perusahaan dihadapkan pada keharusan untuk merencanakan
secara terperinci biaya-biaya yang akan dikeluarkan yang nantinya akan dijadikan
sebagai pedoman dalam pelaksanaanya. Biaya penjualan ini disebut juga dengan
biaya variable, yakni biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional
(sebanding) sesuai dengan penjualan. Biaya variable ini dibebankan pada
pendapatan yang dihasilkan selama periode tersebut. Di lain pihak anggaran biaya
dipakai sebagai alat koordinasi biaya penjualan. Semua petugas, baik pengawas
penjualan maupun tenaga salesman dapat bekerjasama untuk merencanakan
kegiatan pemasaran.
2. Bentuk Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Penyediaan anggaran tidak mempunyai bentuk standar tertentu, karena
kegunaan anggaran adalah kepentingan intern perusahaan, jadi penyediaan dan
bentuk anggaran setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini dipengaruhi besar
kecilnya perusahaan, kondisi ekonomi, aspek teknis terhadap pembiayaan dan
Universitas Sumatera Utara
sebagainya. Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, anggaran
biaya administrasi dan umum ini juga tidak mempunyai bentuk standar. Sebagai
ilustrasi pada halaman berikut ini merupakan contoh anggaran biaya administrasi
dan umum.
Tabel 1.2
Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Untuk Tahun yang Berakhir pada 31 Desember 1999
Uraian Kuartal Tahun
1 2 3 4
Gaji $25 $25 $25 $25 $100
Asuransi - - $15 - $15
Depresiasi $10 $10 $10 $10 $40
Travel $2 $2 $2 $2 $8
Total biaya administrasi dan
umum $37 $37 $52 $37 $163
Sumber : (Hansen dan Mowen, 2002 : 726)
Anggaran biaya administrasi dan umum merupakan rencana biayabiaya
yang relatif tetap selama periode yang akan datang. Biaya ini disebut juga
dengan biaya tetap yaitu biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar
kecilnya volume kegiatan perusahaan. Biaya administrasi dan umum ini
menunjukkan biaya tetap perusahaan selama suatu periode tertentu. Biaya-biaya
ini berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai
organisasi perusahaan. Oleh karena itu biaya ini akan terus terjadi sejak
perusahaan memulai operasionalnya sampainya perusahaan berdiri.
Universitas Sumatera Utara
Untuk menyusun anggaran biaya ini perlu ditabulasi jenis-jenis biaya
administrasi dan umum yang terjadi pada periode sebelumnya, berupa jumlahnya
dan dicek kembali adakah pengurangan atau penambahannya.
3. Analisis Penyimpangan Biaya Operasional
Analisis yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan,
karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik
tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian,
hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang sesuai dengan anggaran dapat diabaikan
oleh pimpinan, tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan kesesuaian
yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada.
Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang
penting bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan
perusahaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Jika dibandingkan anggaran yang disusun berdasarkan dengan biaya
yang sesungguhnya terjadi, maka biasanya akan terdapat perbedaan-perbedaan.
Perbedaan tersebut merupakan penyimpangan dari anggaran dinamakan varians
dan untuk maksud pengawasan dapat dianalisis lebih lanjut.
Telah dikemukakan sebelumnya bahwa cara menggunakan biaya
standar sebagai alat pengawasan adalah dengan jalan membandingkannya dengan
biaya aktual (biaya sebenarnya). Selisih antara keduanya itu yang disebut dengan
penyimpangan biaya.
Universitas Sumatera Utara
Penyimpangan biaya tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Favorable Variance yaitu penyimpangan atau selisih yang menguntungkan.
Hal ini terjadi karena biaya standar lebih besar dari biaya sesungguhnya
terjadi.
b. Unfavorable Variance yaitu penyimpangan atau selisih yang tidak
menguntungkan atau disebut dengan penyimpangan yang merugikan. Keadaan
ini terjadi seandainya biaya standar lebih kecil dari biaya sesungguhnya
terjadi.
Manajemen tidak hanya ingin mengetahui jumlah selisih antara hasil
yang direncanakan dengan hasil yang sebenarnya, namun yang paling penting
juga mengetahui mengapa selisih tersebut terjadi. Dalam rangka tindakan
perbaikan pada masa yang akan datang, penyimpangan biaya tersebut perlu
dianalisis untuk dapat menentukan apa yang menyebabkan penyimpangan
tersebut. Dengan mengetahui penyebabnya, akan dapat pula diputuskan apa yang
harus diperbaiki di masa datang.
Mengetahui dapat diartikan memisah-misahkan atau membeda-bedakan
menurut jenis atau unsur-unsurnya. Dalam menganalisis penyimpangan, kadangkadang
ditemukan ada pendapat yang salah tentang pentingnya penyelidikan atau
penyimpangan biaya atau selisih biaya tersebut. Pendapat itu mengatakan bahwa
penyimpangan yang perlu diselidiki adalah penyimpangan yang sifatnya tidak
menguntungkan. Sementara penyimpangan yang menguntungkan tidak perlu
diselidiki. Pendapat ini sama sekali tidak benar, karena terjadinya penyimpangan
yang menguntungkan mungkin saja disebabkan karena harga standar yang terlalu
Universitas Sumatera Utara
tinggi, bukan karena perusahaan berhasil menekan pemborosan. Demikian pulsa
sebaliknya, penyimpangan biaya yang merugikan tidak selamanya karena
ketidakefisienan perusahaan dalam aktivitasnya, tetapi mungkin juga terjadi
karena biaya standar terlalu rendah.
Analisi varians melibatkan penggunaan hubungan antara dua variable
yang masing-masing terdiri dari rangkaian data untuk dapat memantau sebabsebab
terjadinya penyimpangan.
Menurut Nafarin (2000 : 18) Analisis varians digunakan secara luas
dalam pelaporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut
dibawah ini:
a. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dengan hasil
aktual tahun lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai dasar.
b. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan biaya standar, dimana
biaya standar diperlukan sebagai dasar pembanding.
c. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan sasaran anggaran
dimana sasaran diperlukan sebagai dasar pembanding.
Unsur mengembangkan analisis penyimpangan, maka para analisis
mengemukakan beberapa kegunaannya sebagai berikut:
a. Dapat meneliti perbedaan dan permasalahan penyimpangan anggaran,
efisiensi, dan kapasitas yang menganggur
b. Mudah mengerti bagi pihak yang memperoleh kebaikan penggunaannya.
c. Dapat mengukur ketelitian dan ketepatan yang seksama terhadap semua
aspek-aspek yang menimbulkan penyimpangan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
d. Dapat memberikan penjelasan dan penyajian data suatu laporan realisasi
bulanan maupun dalam suatu laporan khusus, dengan sekaligus memberikan
komentar yang diperlukan.
Dengan demikian penyimpangan biaya, baik yang menguntungkan
ataupun penyimpangan yang merugikan perlu dianalisis dalam rangka tindakan
perbaikan pada kurun waktu yang akan datang.
Universitas Sumatera Utara
Tidak ada komentar:
Posting Komentar